Elektronischer Rechnungseingangsworkflow – „Q-Flow“
Verständnis für die Bedürfnisse universitärer Einrichtungen als Erfolgsfaktor für die Umsetzung des elektronischen Rechnungseingangsworkflows an der Universität Wien.


Die Universität Wien setzt seit 1. Juli 2015 auf den elektronischen Rechnungseingangsworkflow „Q-Flow“ (Q = Qualität). Dieser ermöglicht eine einfache Registrierung, Genehmigung und Kontrolle der Lieferantenrechnungen / Gutschriften.
Der elektronische Rechnungseingangsworkflow steht für folgende Optimierungen:

  • Sicherstellung der Vollständigkeit der Rechnungen / Gutschriften
  • Standardisierung / Automatisierung des Eingangsprozesses
  • Rascherer Durchlauf der Rechnungen / Gutschriften
  • Weniger „Rechnungshandling“ auf Ebene der Einrichtungen
  • Elektronische, ortsunabhängige Freigabe von Rechnungen / Gutschriften
  • umfangreiche Kontrollmöglichkeiten und Statusverfolgung mit der Möglichkeit von Mahnungen im elektronischen Rechnungseingangsbuch

„Q-Flow“ wurde fachlich und technisch in SAP basierend auf einer Masterlösung in SAP durch die Dienstleistungseinrichtung (DLE) Finanzwesen und Controlling unter Einbindung externer Partner umgesetzt / betrieben und bindet die Fakultäten / Forschungsplattformen sowie alle Dienstleistungseinrichtungen / Stabstellen der Universität Wien ein. Externe Lieferanten der Universität Wien müssen eine zentrale Rechnungsadresse nutzen und auf der Rechnung / Gutschrift (Papierformat / PDF-Format) die Kostenstelle oder die Innenauftragsnummer als Grundlage für die weitere Bearbeitung angeben.
Damit „Q-Flow“ im laufenden Betrieb reibungslos funktionieren kann, wurden gemeinsam mit der IVM Institut für Verwaltungsmanagement GmbH zur Vorbereitung des Produktivbetriebs zielgruppenspezifische Change Management-Maßnahmen konzipiert und umgesetzt. Diese fokussierten umfassende Informations- und Kommunikationskampagnen, praxisorientierte Schulungen und ein Set von Arbeitsbehelfen und Leitfäden für interne Zwecke als auch für die Lieferanten. Diese strikte Ausrichtung der Change Management-Maßnahmen an den Bedürfnissen der MitarbeiterInnen der Universität Wien und der Lieferanten kann ausgehend von einer technisch fundierten und praktikablen Lösung als entscheidender Erfolgsfaktor für das Gelingen von „Q-Flow“ betrachtet werden. Die Bemühungen des Projektteams der DLE Finanzwesen und Controlling und seiner Projektleiterin Frau Mag.a Karin Lang, Leiterin Finanzbuchhaltung, wurden durch die Verleihung des „Jahrespreises für MitarbeiterInnen 2015“ der Universität Wien honoriert.
Wir danken der DLE Finanzwesen und Controlling für die gute Zusammenarbeit und gratulieren sehr herzlich zur Preisverleihung.
Ansprechperson: Mag.a Dagmar Koschar (dagmar.koschar@verwaltungsmanagement.at; 01/276 30 77)


  


 
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