(c) PEP
Mit PEP an die Arbeit: die IVM GmbH bietet das bewährte Trainingskonzept jetzt für die Verwaltung an
Steigern Sie Ihre Office Excellence mit der IVM GmbH und dem bewährten Personal Excellence Program und generieren Sie einen Mehrwert für die Organisation und Ihre Mitarbeiter/innen! Optimieren Sie Ihren Büroalltag und nehmen Sie sich Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.

Die öffentlichen Aufgaben, die Komplexität des Verwaltungsvollzuges sowie die generellen Anforderungen an die öffentliche Verwaltung und an ihre Mitarbeiter/innen wachsen stetig. Der daraus entstehende Arbeitsdruck und das zu bewältigende Arbeitsvolumen machen es notwendig, die Konzentration im Büroalltag auf das Wesentliche zu lenken – das praxiserprobte Personal Excellence Program hilft Ihnen dabei. Die Büroarbeit wird effizienter gestaltet, Hilfsprozesse verbessert und Kommunikationsdefizite abgebaut. Sozusagen eine Qualitätsoffensive für das Büro – auf allen Hierarchieebenen.

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PEP-Ansatz: Training und Beratung auf allen Hierarchieebenen

Was leistet PEP und wie funktioniert es?
PEP ist bereits seit über 20 Jahren erfolgreich im privatwirtschaftlichen Bereich im Einsatz. Vor allem in der Organisation der Büroarbeit und Kommunikation im Büroalltag verbergen sich immense Potenziale:

•    Mehr als 50 Prozent aller Störungen werden intern ausgelöst.
•    Bis zu vier Stunden pro Woche werden für vermeidbares Suchen nach Unterlagen verwendet.
•    Führungskräfte beschäftigen sich zu mehr als 50 Prozent mit Aufgaben, die sie delegieren könnten.

Tägliche E-Mail-Flut, Papierstapel auf dem Schreibtisch und Endlosmeetings sind auch in der Verwaltung leider ein Teil des Büroalltages. Aufgrund ihrer 15-jährigen Erfahrung in der Unterstützung der öffentlichen Verwaltung kann die IVM GmbH wertvolles Know-how bei der Weiterentwicklung von PEP unter Berücksichtigung der Besonderheiten der öffentlichen Verwaltung – wie Aktenmäßigkeit, Formalisierung und Schriftlichkeit – gezielt einsetzen.
Abgestimmt auf die individuellen Bedürfnisse der Organisation lernen die Teilnehmer/innen durch PEP, sich selbst und ihr Team besser zu organisieren. Eine effiziente Arbeitsplatzorganisation und Zeitplanung führen schließlich zu weniger Stress, mehr Teamgeist, höherer Motivation und vor allem zu mehr Output (Quelle: Befragung aller PEP-Teilnehmer/innen vor und nach Durchführung des Programms seit 1992; Produktivitätssteigerung durch PEP zwischen 7 % und 20 %).
 
Die Ergebnisse führten nicht nur in den PEP-Themen zu enormen Verbesserungen,
sondern hatten auch Auswirkungen auf andere Themen, wie
z. B. Team-Spielregeln, Abwesenheitsvertretungen und vieles mehr.“

Marianne Rousek, EBV Leasing, Wien, Personalentwicklung

 
 „Das Feedback von meinem Team ist großartig und ich bin ebenfalls begeistert! Resultat:
» Wir sind effizienter – schnellerer Zugriff auf Informationen.
» Wir sind besser – wir machen innerhalb der neuen Struktur weniger Fehler.
» Wir sind zufriedener und motivierter.
» In Summe kann man vor allem sagen: Es macht Spaß, so zu arbeiten!“

Mag. Andrea Pramhas, AWD Wirtschaftsberatung, Wien, Wirtschaftsberaterin



Modularer Aufbau des PEP-Trainings

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Jedes Modul enthält ein Gruppentraining zur Theorievermittlung, gefolgt von Einzelcoachings für jede/n Teilnehmer/in. Im persönlichen Einzelcoaching werden die praktikablen Verbesserungen sofort am Arbeitsplatz umgesetzt. Anschließend entscheidet die Gruppe gemeinsam über einen Umsetzungsplan mit Detailzielen.
PEP wird in vier verschiedenen Varianten eingesetzt:

•    Team PEP: Erhöhung der Effizienz, Effektivität und Arbeitszufriedenheit im Team
•    Executive PEP: Selbst- und Zeitmanagement für Führungskräfte (Einzelcoaching)
•    Move PEP: Erhöhung der Effizienz, Effektivität und Arbeitszufriedenheit im Team im Zuge eines Büroumzugs
•    Process PEP: Erhöhung der Effizienz, Effektivität und Produktivität für Kern- und Hilfsprozesse im Team


Inhalte des PEP im Überblick (Auszug)

•    Schaffung von Routinen und Standards (im Informationsfluss, zur Nutzung von Outlookfunktionen, Handlungspläne)
•    Optimierung des Ablagesystems (Prüfung auf Struktur, Verständlichkeit und Aktualität, Erarbeitung und Umsetzung einer synchronen Ablagestruktur Papier/EDV))
•    Grundlagen des Zeitmanagements (Setzen von Prioritäten, Erfassung von Zeitfressern, Eliminieren von Arbeitsunterbrechungen/Störungen, Instrumente zur Delegation)
•    Optimale Nutzung von Outlookfunktionen (Aufgaben- und Kalenderfunktionen, etc.)
•    Abwicklung von Aufgaben mit Projektcharakter


Unsere Leistungen im Überblick

•    Praxiserprobtes Effizienzprogramm, abgestimmt auf die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung
•    Bewährtes Trainingskonzept aus Theorievermittlung, Gruppentraining und Einzelcoaching
•    Maßgeschneiderte Trainingsinhalte für Ihre Organisation
•    Spezifisches Know-How in Bezug auf die öffentliche Verwaltung



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